[SkyDrive] SkyDrive と Office: クラウド上で PC と Mac 間の強力なコラボレーションを実現するための 7 つのヒント

※本記事は Inside Windows Live Blog の抄訳です。

2 か月ほど前のブログで、最近の個人向けクラウド ストレージ サービスの課題についてお話しました。

特に大学生の皆様は、現在提供されているサービスの機能では満たされないような独特のニーズをお持ちです。そうしたニーズにも応えられるようマイクロソフトは継続的に SkyDrive の機能向上に取り組んでいますが、既に提供している機能の中にも学生の皆様の効率的なコラボレーションに役立つものがいくつかあります。こちらのサイトでは、学生の皆様向けに SkyDrive と Office の便利な使い方を紹介しています。

さらにマイクロソフトは、全米 10 大学で行われている懸賞金 5 万ドルをかけたビジネス企画コンテスト(米国)にも協賛しています。

このブログでは SkyDrive と Office を使って強力なコラボレーションを実現するためのヒントと、よく寄せられる質問への回答を説明します。

現在の課題

今回は例として、何人かでチームを作ってビジネス企画コンテスト (またはチームで行う何らかのプロジェクト) に取り組む場合を考えてみたいと思います。

各メンバーはキャンパスが違ったり、離れた場所に暮らしていたりします。場合によっては別の国にいることもあります。何人かは PC を使っていますが、Mac を使っている人もいます。説得力のあるプレゼンテーション優れたビジネス企画、堅実な財務分析によってできるだけ良い印象を与えたいと思っています。
どのようにすれば、うまく共同作業を行ってすばらしい成果物を作成することができるでしょうか。

たとえば Google Docs のような Web ベースのアプリケーションを使うという選択肢もあるでしょう。
これは単純な作業には向いていますが、本格的な文書を作成するには機能が足りない場合があります。
また、こうしたアプリケーションと Office を併用しようとするとフォーマットの違いが問題となることがあります。さらに、Dropbox などの “
クラウド型のファイル ストレージ” を使うこともできるかもしれません。
しかしこうしたツールはもともと共同作業用に設計されたものではないので、同じドキュメントを複数の人で同時に編集することはできません。

このような問題のため、多くのチームは結局、個々に作業をしてファイルを電子メールでやり取りすることになります。しかしこれでは、自分の手元にある文書が本当に最新版なのかわからなくなってしまったり、添付ファイルの制限によってやり取りが妨げられたりすることがあります。さらに、いくつもの電子メールから Word 文書や PowerPoint プレゼンテーションを拾い集めるのは大変な手間がかかります。

SkyDrive で問題を解決

SkyDrive はこうした問題の解決に役立ちます。すべてのファイルを 1 つの場所にまとめて置くことができるので、だれもが確実に最新版にアクセスできます。また無料のサービスである Office Web Apps を使えば、どのブラウザーからでも基本的な編集作業を行うことができます。

さらに、あまり知られていませんが、SkyDrive と Office Web Apps は PC および Mac にインストールされている Office アプリケーションと統合して使うことができます。つまり、デスクトップ アプリケーションから直接クラウド上のドキュメントに対して共同作業を行うことができます。適切な設定を行えば、Word や PowerPoint の 1 つのファイルをチームのメンバー全員で同時に編集することも可能です。

このようにすることで、Microsoft Office の使い慣れた強力な編集ツールを使いつつ、クラウド上でのコラボレーションの便利な点も活かすことができます。だれもが最新バージョンを基に作業を始められるだけでなく、複数の人が同じドキュメントを同時に編集することもできます。ドキュメントを別のフォーマットに変換する必要がないので、フォーマットの問題が発生することもありません。

さらに SkyDrive には OneNote Web App や PowerPoint の埋め込み機能などのツールが揃っているので、ブレインストーミングから、ドキュメント作成、共同作業、公開までのすべての作業をこの 1 か所で行うことができ、スピーディなチーム作業が実現されます。

役立つヒント

ここでは、クラウドで PC と Mac の強力なコラボレーションを実現するための 7 つのヒントを紹介します。このブログの最後にある、質問と回答の欄も併せて参照してください。

ヒント 1: SkyDrive.com をデスクトップに追加し、すばやくアクセスする

PC の場合は、Internet Explorer 9 を使用して Windows 7 のタスク バーに SkyDrive をピン留めすることにより、ファイルや共有の場所にすばやくアクセスすることが可能になります。

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Mac の場合は、別の方法があります。FluidAutomator などのアプリケーションによって SkyDrive をドックに置くことができます。その場合、SkyDrive のアイコン (こちらからダウンロード) を使うこともできます。しかし、これらのアプリケーションは、Mac で Office アプリケーションを開くために SkyDrive が必要とするプラグインと干渉する場合があります (下記の質問と回答を参照してください) 。そこで次の簡単な方法を推奨します。

  • Safari または Firefox を使って SkyDrive.com にサインインします。 ( [サインアウトしない] をチェックします)
  • ブラウザーのアドレス バーの SkyDrive のアイコンをドックの右側にドラッグします。

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ヒント 2: 見つけやすい 1 つの場所にチーム専用のスペースを作成する

SkyDrive にチームのための共有スペースを作成する方法は 2 つあります。SkyDrive グループを作成する方法と、SkyDrive のフォルダーをチーム メンバーで共有する方法です。

SkyDrive では、少し前に共有のための最新の更新が適用されました。これにより、多くのプロジェクト、特に短期的なプロジェクトでフォルダーの共有をいっそう便利に使うことができるようになりました。
作成から共同作業、公開までのすべてを、ファイルを 1 か所に置いたままで行うことができます。
もう余計なバージョンをいくつも扱う必要はありません。

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さらに効果的に使うための方法

  • 1 つの共有フォルダーの中にサブフォルダーを作ってチームの各種ファイルを整理し、保管しておくことができます。このようにしておけば、チームの各メンバーは自分の SkyDrive の [共有] セクション内にある親フォルダーをクリックすることでどのファイルにも簡単にアクセスできます

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  • ファイルまたはサブフォルダーごとに権限を設定できます。この機能は、たとえばチームのメンバー以外がプロジェクトに一時的に参加する場合などに便利です。また、プロジェクトの成果物を一般に公開する段階になったら、特定のファイル (たとえばプレゼンテーション用ファイル) だけを他の人と共有することもできます。公開するファイルをブログで紹介することもできます。
    SkyDrive でファイルを選択して [埋め込み] をクリックすると、ファイルを簡単にブログに埋め込むことができます。

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ヒント 3: 議事録、アイデア、作業リストを電子メールよりも
効率的な “ノート” で管理する

SkyDrive で OneNote を使用すれば、さまざまなメモやアイデアを、チーム全体で共有できる仮想的なノートを使って整理できます。過去の電子メールの山を探し回らなくても、1 か所でプロジェクトの経緯をすぐに把握できます。

これを開始するにはまず、共有フォルダー内に OneNote Web App を使って新しいノートブックを作成します。これでチーム全員がそのフォルダーのノートブックに簡単にアクセスすることができます

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OneNote Web App は Mac からでも PC からでも同じように使うことができ、他の共有ファイル同様に SkyDrive のブックマークから簡単にアクセスすることができます。自分の PC 上に OneNote 2010 がインストールされている場合には、ローカルのノートブックと同期してオフラインで作業したり、スクリーンショット撮影や手描き入力などの各種機能を活用したりすることもできます。また、ノートには Windows Phone、iPhone、iPad からアクセスできます。

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ヒント 4: SkyDrive のドキュメントに Word、Excel、PowerPoint から
直接アクセスする (オンライン時も、オフライン時も)

チームがいったん動き出すと、たとえばプレゼンテーション資料やコスト関連の書類など、いくつかの決まったドキュメントに頻繁にアクセスするようになります。

Windows 7 と Office 2010 を使っている場合は、SkyDrive からドキュメントを少なくとも 1 回開けば、Word、Excel、PowerPoint で右クリックすることによりドキュメントをタスク バーにピン留めすることができます。これを使えば、ドキュメントを編集した後、自動的にクラウドに書き戻すことができます。

また Word、Excel、Word 2010 では、 [ファイル] または [最近使用したファイル] のメニューからピン留めしたファイルを開くこともできます。ファイルをピン留めするだけでなく、共有フォルダー全体をピン留めすることも可能です。

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Mac を使っている場合には、最近使用した SkyDrive のドキュメントは、使っている Office アプリケーションの [ファイル] や [最近使用したファイル] のメニューからアクセスすることができます。

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オフラインの場合でも SkyDrive のドキュメントにアクセスすることが可能です。PC でスタート メニューまたはトレイから Microsoft Office 2010 アップロード センターを実行します。ここには、最近アップロードされたファイルが表示されます。ファイルはオフラインでの使用のためにキャッシュされています。Mac では、ファインダーからアップロード センターにアクセスします。

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ヒント 5: Word の共同編集を使って、チーム作業をスムーズに進める

PC 用の Word 2010、Mac 用の Word 2011、または Word Web App を使っているメンバーは、SkyDrive 上の同じ Word ドキュメントを同時に共同編集できます。作業を複数のメンバーで分担しているチームでは、1 つの文書を何人かで作成したい場合に共同編集の機能が役立ちます。各メンバーは自分の部分が他のメンバーの部分にうまく適合しているかどうかを確認しながら作業を進めることができます。また、現在だれが同じドキュメントで作業しているのかを確認することもできます。

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共同編集の機能を効果的に活用するためには、編集の際に変更履歴を記録すると良いでしょう。変更履歴の記録を使うと、チームメンバーがドキュメントに加えたすべての変更を確認できます。ただし、変更履歴の記録を有効にしている場合は、ドキュメント内のすべての変更を反映するまで Word Web App を使ってドキュメントを編集することはできないことに注意してください。

ヒント 6: 最後になって PowerPoint のスライドをまとめなくても済むように、
共同編集の機能を使う

SkyDrive は、PC 用の PowerPoint 2010 からも、Mac 用の PowerPoint 2011 からも使うことができます。つまり、同じ PowerPoint ファイルを同時に編集できます。これは、個々のスライドを電子メールで送信し合う場合に比べて、大幅な時間の節約になります。また、一貫したフォーマットを保てるという効果もあります。これを十分に活用するためには、次のようにします。

  • プレゼンテーションに空白のスライドをいくつか配置し、全体の流れがわかるようにします。
  • 各スライドをチームのメンバーに割り当てます。これで、それぞれの人がどこを担当するのかが明確になります。メンバーは定期的に自分のプレゼンテーションを保存しますが、これと同時に他のメンバーからの更新が自動的に取得されます。
  • Excel ファイルと PowerPoint ファイルを一緒に SkyDrive 上に置き、リンクすることもできます。メンバーの 1 人が Excel ワークブックを更新すると、PowerPoint 内のリンクされたグラフが自動的に最新の情報に更新されます。コピー、貼り付け、電子メールの送信は必要ありません。

 

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ヒント 7: バージョン履歴を使用してトラブルを避ける

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SkyDrive はオンラインまたは PC で編集している Office ドキュメントの複数のバージョンを自動的に保存しており、直近の 25 個のバージョンがオンラインに格納されています。これらのバージョンは SkyDrive のストレージ容量の制限には含まれません。

バージョン履歴は非常に便利です。間違えて変更してしまったファイルを元に戻すことができます。
また、時間をさかのぼってプロジェクトの経緯を知りたいときにも使うことができます。

Office ドキュメントをクリックして、バージョン履歴を表示します。そこから、特定のバージョンの復元や削除を行うことができます。以前のバージョンを復元する場合も、SkyDrive が現在のファイルをそのまま上書きすることはありません。現在の状態のファイルは、別のバージョンとして保存されます。

よく寄せられる質問

SkyDrive を使うためには Hotmail アカウントが必要ですか ?

いいえ。Gmail またはその他のアカウントを使用している場合は、その既存の電子メール アカウントを使って簡単に SkyDrive.com に登録できます。登録が済んだら、Gmail や Facebook から知り合いのインポートを行うことができます。これで簡単に共有が行えるようになります。

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PC または Mac 上の Office アプリケーションを使って SkyDrive.com のドキュメントを開くことができません。なぜでしょうか ?

マイクロソフトでは、HTML5 と最新の Web 標準技術を使って、SkyDrive と Office Web Apps がさまざまなブラウザーで機能するように取り組んでいます。

クラウド ベースのファイルを PC または Mac 上の Word、Excel、PowerPoint から開くためには、SkyDrive のためのブラウザー プラグインが必要となります。このプラグインは現在のところ、PC では Internet Explorer と Firefox、Mac では Safari と Firefox で利用可能です。これらのブラウザーを使用してもドキュメントを開くことができない場合、下記の手順で問題の原因を確認してみてください。

  1. “SharePoint …” または “Microsoft Office 2010 …” という名前のプラグインがインストールされていて、有効化されていることを確認します。Office の最近のバージョンを使用している場合には、プラグインは既にインストールされています。次の各手順 (IE8 の場合IE9 の場合Firefox の場合Safari の場合) を参照してアドオンを確認します。プラグインが見つからない場合は、Office 2010 または Office 2011 の試用版をインストールします。
    これによりブラウザーにプラグインが自動的に追加されます。Windows 上に
    Windows Live ID サインイン アシスタントをインストールすることが必要な場合もあります。
  2. OS X Lion または Snow Leopard を使用している場合は、Safari を 32 ビット モードで実行するように設定します。

メモ: SkyDrive からファイルを開くためには、PC では Office 2003、2007 または 2010、Mac では Office 2008 または 2011 が必要です。

SkyDrive に複数のファイルを一括でアップロードすることができません。何がいけないのでしょうか ?

複数ファイルを一括でアップロードすることは可能であるはずです。Silverlight をインストールしていて、Internet Explorer または Mac で Safari を使用している場合は、最大 200 ファイルを一度にアップロードできます。Firefox または Chrome を使用している場合は、複数のファイルをデスクトップからアップロード先のフォルダーにドラッグ アンド ドロップできます。

皆様のフィードバックをお寄せください

今回ご紹介したヒントが皆様のチームでの共同作業のお役に立つことを願っています。ビジネス企画コンテストに参加する学生の皆さんは、ぜひチームで SkyDrive を活用することをお勧めします。
Guy Kawasaki のヒントとテンプレートを参考に、懸賞金 5 万ドルにチャレンジ(米国のみ)してください。マイクロソフトでは SkyDrive のエクスペリエンス向上に継続的に取り組んでいます。
ぜひ皆様のご意見をお聴かせください。ここで紹介した以外のヒント、ご提案、SkyDrive を使って作成したものなど、何でも結構です。皆様からのフィードバックをお待ちしております。

Anand Babu, Product Manager

     

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