SkyDrive で添付ファイルの問題を解決する

以前、ファイルクラウド、アプリ型クラウド、デバイスクラウドに関する取り組み (英語) について紹介しました。アプリ型クラウドにおける取り組みの中核となるのは、クラウドベースのファイル共有を電子メールアプリでも活用できるようにすることです。

この記事では、Lia Yu (SkyDrive チームの製品マーケティング担当者) が、従来の電子メール添付ファイルの問題と、クラウドによるその解決方法について説明します。また、SkyDrive を使って、職場にあふれがちな添付ファイルに対処するためのヒントも記しています (SkyDrive は、古いツール (英語) から新しいツールへの移行がお済みでない職場環境において特に効果的です) 。

このヒントがお役に立つことを願っています。また、近々予定している更新も楽しみにお待ちください。

-Anand Babu (SkyDrive グループ製品マーケティング担当者)

添付ファイルの問題点

オフィスワーカーは毎日平均 170 通以上のメールを受信し、35 通を超すメールを送信しています。これほどの量になると、平均的な業務時間の半分以上がメールの応対に充てられるのは無理もないことです。これは、1 年にすると 1,000 時間を超えます。作業のどこかに時間を節約する余地がないか探しても、無駄ではないはずです。

添付ファイルを処理するための時間は、メールに費やされる時間の中でも大きな割合を占めています。Hotmail だけでも、添付ファイルを含むメッセージが 1 週間あたり 10 億通以上送信されています。添付ファイルは多くの場合に便利ですが、仕事に適したツールとは言えません。

添付ファイルがどれだけ時間の無駄になるかについては、こちら (英語) のわかりやすい図をご覧ください。

添付ファイルが時間の無駄になりがちな例を、いくつか紹介していきましょう。

1. 1 つのドキュメントでの共同作業

電子メールを使って、他の人と 1 つのドキュメントで作業している場合、各自が編集したバージョンがコンピューターにローカルに保存され、それをメールの添付ファイルとしてグループに送信する必要があります。これだけ多くのバージョンのドキュメントをやり取りすると、ドキュメントがなくなったり、余計な作業が大量に発生したりする可能性があります。複数の人が同時に編集すれば、だれかが複数のバージョンをまとめて 1 つのドキュメントに編集内容を統合する必要が生じます。これではひどく効率が悪く、頭痛の種になってしまいます。

2. ファイルの共有と発行

大人数でファイルを共有する場合、電子メールを使用すると、いく度となくファイルを送信することになりがちです。送信後にファイルを更新する必要が生じたり、送信した相手がメールで溢れる受信トレイの中から添付ファイルを見つけ出せなくなったりするからです。

3. 大きなファイルの送信

ファイルのサイズが大きすぎるため、または送信先の受信トレイで巨大なファイルを処理できないために、ファイルを送信しようとしてもエラーでメールが返ってくるという問題がよく発生します。添付ファイルを圧縮したり分割するとしても、それには時間のかかる余計な手順を踏まなくてはなりません。

4. 場所、時間、デバイスを問わない、メモやファイルの利用

重要なファイルにどこからでもアクセスできるように自分宛てにメールを送信するのは、本来必要のない作業です。だれでもそうしているのが現状ですが、この方法はきわめて原始的です。受信トレイのどこかに埋もれたメールを検索したり、同じメールを再送信する羽目に陥りがちです。

添付ファイルの問題の解決

現在のクラウドサービスでは、添付ファイルに代わる優れた機能により、こうした問題の多くが解決されます。グループで編集するためにドキュメントを何度もメールで送受信する代わりに SkyDrive を使用すれば、Office Web Apps または PC や Mac の Office を使ってドキュメントを 1 か所で編集でき、すべてのバージョンを 1 か所に保存できます。SkyDrive では、どのようなサイズのファイルでも簡単に共有できます。ドキュメントへのリンクを送信することで、添付ファイルのサイズ制限を回避できるからです。また、他の人にドキュメントを送信した後でも、そのリンクを使ってドキュメントを編集できます。

このようにクラウドは効率が良いにもかかわらず、多くの人はいまだに電子メールの添付ファイルに固執しています。何が人々を引きとどめているのでしょうか。確かに一部のサービスは、添付ファイルの問題を他のサービスより効果的に解決 (英語) していますが、真の敵は惰性です。メールを使う時間があまりにも多いため、添付ファイルが一番便利な方法に見えてしまうのです。

この惰性の問題に対処するために必要なことは、次の 2 つです。

1. SkyDrive を Web メールに接続する

これまで述べてきたようにファイルの共有手段として一般的に利用されているのは電子メールですが、マイクロソフトでは、それが SkyDrive となるよう力を入れてきました。Hotmail では、簡単に SkyDrive 経由でドキュメントや写真を送信できます。Office Web Apps との統合によって、ファイルをオンラインドキュメントとして送信しても、書式情報が失われることはなくなりました。Hotmail の設定次第で、ファイル送信の既定の方法として SkyDrive を常に使用することもできます。

もちろん、Gmail のようなサービスを使っていても、Hotmail からメールに直接アクセスしたり、連絡先をインポートすることができます。こうすることで、Gmail の ID を維持しつつ、Hotmail の機能を使用して SkyDrive ファイルへのリンクを送信できます。

SkyDrive にアップロードされるファイルは、既に Hotmail から毎月送信されるメールの添付ファイル総数の 15% を超えています。この割合は急速に増えています。SkyDrive への毎月のアップロードは、昨年だけで 90% 以上の伸びを示しています。

2. 他のアプリやサービスと SkyDrive との連携を簡単にする

ファイルの共有は、さまざまなデバイス、アプリ、電子メールクライアントで利用されています。だからこそ私たちは、開発者が簡単に SkyDrive をアプリやサービスに追加できるという点に力を入れてきました。

最近 SkyDrive ガジェット (英語) をリリースした Xobni が、その一例です。Xobni for Outlook を使用すると、Outlook から移動せずに、SkyDrive 上のファイルへのリンクを含むメールを簡単に作成できます。まずガジェットを使用して、共有する SkyDrive ファイルを検索します。その後、クリック 1 回だけでリンクをクリップボードにコピーしたり、リンクを含む新しいメッセージを作成できます。

添付ファイルの問題を回避するためのヒント

惰性の問題を打開するため、添付ファイルを SkyDrive へ移行するための情報を提供する新しいサイト、www.attachmentssuck.com (英語) を立ち上げました。ぜひこのサイトを友人や同僚に紹介して、無駄な時間を減らしていってください。

また、プレゼンテーションをよく共有する場合に特に効果的なヒントを何点か紹介します (添付ファイルを回避するためのその他のヒントはこちら (英語) にあります) 。

ヒント 1: SkyDrive にプレゼンテーションをアップロードして整理する

プレゼンテーション (またはその他のファイル) を SkyDrive にアップロードします。フォルダーやサブフォルダーを使用して、すべてのプレゼンテーションを特定のトピックや顧客に関連付けて 1 か所にまとめておくこともできます。そうすることで、自分が参照するのも、受信者がコンテンツを検索するのも、フォルダーへのリンク 1 つを利用するだけで簡単にできます。

SkyDrive にプレゼンテーションをアップロード

テーマ別にプレゼンテーションを整理

共有するフォルダー全体、または単一のファイルを選択

ヒント 2: よく使用するプレゼンテーションを Outlook から直接共有する

Xobni 向け SkyDrive ガジェット (英語) をインストールすると、Outlook から直接 SkyDrive ファイルへのリンクを送信できます。Xobni アプリの SkyDrive ガジェットタブをクリックし、共有するファイルを検索して [Email a Link] をクリックすると、そのリンクを含む電子メールウィンドウがポップアップで表示されます。

他のクラウドサービスとは異なり、SkyDrive は Office Web Apps と統合されています。したがって、送信されたファイルを表示するために、送信者と同じバージョンの Office (または、任意のオフィスソフトウェア) を受信者が用意する必要はありません。また、マイクロソフトが最近行った共有機能の強化によって、どの SkyDrive フォルダーのファイルでも簡単に共有できるようになり、特別なフォルダーにファイルをコピーしたり移動したりする必要がなくなりました。

注: Xobni ガジェットでは、受信者はファイルを表示する以外のことはできません。受信者がドキュメントを編集したり、フォルダーへファイルを追加できるようにする場合は、SkyDrive.com にアクセスして表示/編集用のリンクを取得してください。

ヒント 3: 送信は一度だけ、更新は何度でも

後からプレゼンテーションの編集が必要になった場合は、SkyDrive から PowerPoint 2010 でファイルを開きます。このプレゼンテーションを Windows 7 のタスクバーにピン留めすると、アクセスが簡単になります。これで、PC で簡単にプレゼンテーションを更新し、リンクを知っている人は自動的に最新のバージョンにアクセスできるようになります。

ヒント 4: エキスパートのようにプレゼンテーションを共有する

リモートまたは画面上でプレゼンテーションする場合は、SkyDrive 上のプレゼンテーションを参照できる一意の bit.ly リンクを最後のスライドに加えておくこと良いでしょう。bit.ly に移動して、SkyDrive 上のプレゼンテーションのアドレスを入力します。その後、 [Customize] をクリックして、スラッシュの直後にわかりやすい独自のタイトルを入力します。たとえば bit.ly/skydriveecards のように入力します。

プレゼンテーションを配布する場合、QR コードを作成して印刷するバージョンに含めることができます。この QR コードは SkyDrive 上のプレゼンテーションにリンクしていて、会議の出席者はタグ/コードをスキャンすることでプレゼンテーションにアクセスできます。bit.ly リンクに QR コードを追加するには、bit.ly/skydriveecards.qr のように、URL の最後に “.qr” を追加するだけです。このリンクをクリックすると、QR コードが表示されます。

ヒント 5: 場所を問わないプレゼンテーション

外出中、どこからでもプレゼンテーションを表示、編集できます。デバイスに Office が搭載されていなくても、SkyDrive で Office Web Apps を利用できます。

今後の課題

SkyDrive チームでは、これからも添付ファイルの問題に真剣に向き合っていきます。そして、SkyDrive を添付ファイルに代わるより優れたものにし、SkyDrive が普段からファイルの共有に使用されるよう、パートナー様と協力して取り組んでまいります。開発者の方で、添付ファイルの問題の解消に興味を持たれた方は、ぜひこちら (英語) から API をご利用ください。

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